На этом этапе Вы можете выбрать свободную таблицу или таблицу, принадлежащую базе данных в качестве источника для Вашего отчета. Поля могут быть выбраны только из единственной таблицы или представления. Для выбора базы данных или таблиц, поля которых должны быть использованы в отчете, Вы можете воспользоваться кнопкой (...). При выборе таблицы в списке "Databases and tables", в окне списка "Available fields" появятся поля, которые могут быть выбраны в качестве источника данных для отчета.

На этом шаге Вы можете использовать группировку с целью категоризирования и сортировки данных в отчете для большей наглядности. Для группировки донных можно использовать до трех полей. Поля выбираются в трех выпадающих списках. При выборе поля становится активной кнопка "Grouping options...". Используйте кнопки "Grouping Options..." и "Summary Options..." для уточнения параметров группировки.

Нажатие на кнопку "Grouping Options..." открывает диалоговое окно "Grouping Intervals", которое позволяет Вам выбрать интервалы группировки, соответствующие типу данных, содержащихся в полях, которые Вы выбрали для группировки.

Нажатие на кнопку "Summary Options ..." открывает диалоговое окно "Summary Options", которое позволяет Вам определить вид вычислений, которые должны быть произведены с данными определенных числовых полей:

Выбор опции "Detail and Summary" выведет промежуточные и общий итоги, "Summary only" - только общий итог, "No Totals" - без итогов. Использование опции "Calculate percent of total" позволяет вычислять процент промежуточного итога по группе от общей суммы.

Поля, использованные для организации группировки недоступны на Шаге 5 - Сортировка записей.

На этом шаге Вы можете выбрать стиль отчета из списка стилей, встроенных в мастер. Щелкнув левой кнопкой мыши на названии стиля в окне списка стилей, Вы можете увидеть образец вида отчета в лупе на картинке в левом верхнем углу окна.

На этом шаге можно задать количество колонок отчета, расположение данных в колонках или построчно, а также ориентацию страницы- портретную или ландшафтную.

При изменении параметров компоновки мастер показывает образец вида отчета в лупе на картинке в левом верхнем углу окна.

Замечание:
Если на Шаге 2 были выбраны опции группировки, то выбор компоновки колонок и полей будут недоступны.

Этот шаг позволяет определить одно или несколько полей для организации сортировки в Вашем отчете.

В списке доступных полей выберите поля или индексные теги для определения порядка сортировки данных в отчете. Возможен выбор до трех полей и (или) индексных тегов. Дополнительные опции "Ascending" или "Descending" определяют порядок сортировки по возрастанию или убыванию соответственно.

На этом шаге, Вы можете выбрать как и когда использовать отчет.

Сохранить отчет для дальнейшего использования

Позволяет Вам сохранить отчет в виде файла, который Вы можете открыть позже.

Сохранить отчет и открыть для модификации в Конструкторе отчетов

Сохраняет отчет в виде файла и открывает его в Конструкторе отчетов для модификации.

Сохранить и распечатать отчет

Сохраняет отчет в виде файла и немедленно выводит его на печать.

Если все выбранные вами поля нельзя разместить в одной строке отчета, они переносятся на следующую строку. Если вы не хотите переносить поля, сбросьте переключатель "Wrap fields that do not fit". Если в качестве источника данных для Вашего отчета выбраны таблица или представление, принадлежащие базе данных Вы можете использовать опцию "Use display settings stored in the database". Эта опция недоступна, если источник данных не принадлежит базе данных. Для предварительного просмотра отчета не выходя из мастера, используйте кнопку "Preview".

После сохранения файла отчета, его всегда можно изменить с помощью Конструктора Отчетов.